Protokoll fört vid ordinarie årsmöte med Vägsamfälligheten Boda Strandväg med vägnummer 10423 lördagen den 21 juli 2012.
1. Lars Kilander öppnar årsmötet och väljs till mötesordförande.
2. Mötesordföranden utses att föra protokollet.
3. Närvarokontroll görs genom påskrifter av de närvarande på lista. På ordförandens förslag beslutas att upprätta röstlängd först om behov uppkommer under mötet.
(bilaga 1)
4. Årsmötet väljer Bo Nyblom och Linda Lundeborg att justera protokollet.
5. Den föreslagna dagordningen fastställs och beslutas att övriga frågor kan tas upp under lämplig punkt på dagordningen.
6. Kallelse har i enlighet med samfällighetens stadgar utsänts med e-post den 4 juli 2012. Anslag har dessutom uppsatts efter vägen på ett tiotal platser. Årsmötet beslutar godkänna kallelsen.
7. Protokoll från ordinarie årsmöte avhållet 16 juli 2011 har lagts ut på samfällighetens hemsida www.bodavagen.se i september 2011 och härigenom gjorts tillgängligt för samtliga medlemmar. Årsmötet beslutar lägga protokollet med godkännande till handlingarna.
8. Styrelsens verksamhetsberättelse inklusive ekonomisk redovisning för det gångna verksamhetsåret har tillsammans med styrelsens förslag till budget för verksamhetsåret 2012/2013 presenterats en vecka före årsmötet på samfällighetens hemsida. Information om detta har utsänts via e-post till de medlemmar som anmält e-postadresser. Ordföranden och de övriga i styrelsen ger muntligen en kompletterande redogörelse och svara på frågor varefter verksamhetsberättelsen läggs till handlingarna.
9. Revisionsberättelsen uppläses. Konstateras att endast en revisor granskat räkenskaperna och undertecknat revisionsberättelsen. Årsmötet beslutar godkänna revisionsberättelsen och lägger den till handlingarna.
10. Årsmötet beslutar att bevilja styrelsen ansvarsfrihet för det gångna verksamhetsåret.
11. Mötet beslutar att verksamhetsårets resultat 3 774 kr och tidigare överskott på 33 148 kr tillsammans 36 922 kr överförs i ny räkning. Det konstateras att det erfordras viss kassabehållning för att kunna säkerställa verksamhet tills dessa att årets nya vägavgifter inbetalats av medlemmarna.
12. Förslag från medlemmar.
Med anledning av den alltmer ökande trafiken på vägen inte minst av tyngre fordon och transporter föreslås att särskild ersättning skall debiteras den som avverkar skog eller i övrigt förorsakar trafik som sker till följd av näringsverksamhet där vägen används. Årsmötet beslutar i enlighet med förslaget och uppdrar åt styrelsen att utreda och besluta om avgiftens beräkningsgrunder och storlek. Beslutet gäller för verksamhet som sker efter den 1 juli 2012. Vid avverkning skall ersättningen till föreningen utgå på grunder och till storlek som är sedvanlig för användning av enskilda vägar.
Det har inträffat att personer som glömt att betala vägavgiften inte fått påminnelsen förrän efter lång tid. Det påpekas att eventuell påminnelse om möjligt bör utsändas inom en månad efter utebliven betalning.
Förslag lämnas om att fler stolpar sätts ut i dikeskonterna för att förhindra att trafiken på vägen ginar i dikeskanten så att dikena förstörs. Beslutas uppdra åt styrelsen att ta hand om frågan.
Skylarna med varning för lekande barn bör flyttas till platser där det finns lekande barn på och invid vägen eftersom dessa förhållanden ändras med åren. Årsmötet beslutar att styrelsen tar hand om frågan.
Med hänsyn till de i många fall allt för höga hastigheterna på vägen föreslås att enskilda fastighetsägare får sätta upp egna farthinder på vägen och inom vägområdet. Förslaget tas upp till omröstning, varvid kan konstateras att årsmötet inte bifallit förslaget. Ordföranden redogör för att åtgärder inom vägområdet enbart får beslutas av årsmötet och under löpande verksamhetsår av styrelsen.
13. Förslag från styrelsen.
Styrelsen föreslår att de nuvarande skyltarna med ”Strandvägen” tas ned och ersätts av skyltar med ”Boda Strandväg” vid vägens ändpunkter. Frågan är om fastigheternas vägnummer skall anges på skyltarna eftersom Boda Strandväg sträcker sig längre än vår enskilda väg. Årsmötet beslutar att det endast skall stå ”Boda Strandväg”.
Styrelsen redovisar förslag till budget för verksamhetsåret 2012/2013 (förslaget har redovisats på samfällighetens hemsida). Av förslaget framgår att styrelsen önskar genomföra dikning och vägtrummor i större omfattning än vanligt. Orsaken är att få bort besvärliga gropar på vissa särskilda avsnitt som utretts. Groparna beror i hög grad på att vatten rinner ut eller blir kvar på körbanan. Det innebär också att vägen på vissa avsnitt genom dikningen kommer att bli smalare vilket förväntas bidra till lägre hastigheter. I samband härmed kommer också mötesplatser att iordningställas och utmärkas med skylt. För att kunna fortsätta grusning av vägen på samma nivå som under det gångna verksamhetsåret föreslår styrelsen att årsavgiften för medlemmarna höjs från 1000 kr till 1500 kr.
Förutom medlemsavgifter och statsbidrag finns övriga intäkter, varav ca 20 000 kr avser träflis efter den röjning som skedde länsvägen under vintern 2011/2012. Resterande är avgifter för åtagen skötsel av bivägar och avgifter från icke medlemmar som behöver använda vägen för särskilt ändamål.
14. Föreligger en debiteringslängd upptagande de fastigheter och övriga (gäller allt utnyttjande av vägen för genomfart för att nå fastighet) som är skyldiga att erlägga årsavgift till vägsamfälligheten. Debiteringslängden cirkuleras på begäran vid mötet. Årsmötet beslutar fastställa debiteringslängden och beslutar därtill att bemyndiga styrelsen att komplettera längden under året vid behov (bilaga 2).
15. Årsmötet beslutar att i enlighet med styrelsens förslag att årsavgiften för medlem skall vara 1 500 kr för verksamhetsåret 1 juli 2012 – 30 juni 2013.
Beslutas vidare att nyttjanderättsavgift skall utgå oförändrat med 500 kr (avgiften gäller andra än medlemmar eller när vägen används för genomfart t ex för att eller båtplats).
Serviceavgift avser fastigheter vid bivägar där föreningen åtagit sig t ex vinterväghållning avseende bivägen. Beslutas att avgiften fastsälles av styrelsen efter förhandlingar i varje enskilt fall.
Vidare beslutas att avgiften vid nybyggnad av bostadshus på tidigare ej bebyggd fastighet skall utgå med oförändrat 5 000 kr vid byggnationens påbörjan. Det noteras att avgiften utgår utöver sedvanlig årlig medlemsavgift.
Det noteras att beslut även fattats ovan under punkt 12 ovan beträffande transporter i samband med näringsverksamhet.
Årsmötet uppdrar åt styrelsen att fastställa sista betalningsdag för utgående avgifter.
Slutligen beslutas att dröjsmålsavgift vid för sen betalning skall utgå med 100 kr och att dröjsmålsränta utgår enligt lag.
16. Enligt stadgarna utsänds kallelse till årsmöte och protokoll via e-post. Beslutas att medlem som önskar erhålla kallelse och protokoll via sedvanligt brev för kommande verksamhetsår ej skall debiteras den extra kostnaden detta medför. Det förutsätter dock att medlemmen själv årligen begär detta hos kassören.
17. Årsmötet beslutar att styrelsen skall bestå av 3 ordinarie ledamöter och två ersättare för dessa. Beslutas vidare att de ordinarie ledamöterna erhåller befrielse från medlemsavgiften.
18. Lars Kilander omväljs till ordförande i samfälligheten. Till ordinarie ledamot omväljs Rune Bjureström. Veronica Emanuelsson har frånsagt sig omval pga personliga skäl.
Till ny ordinarie ledamot i styrelsen väljs Thomas Ekvall. Till ersättare omväljs Roger Mattsson och Göran Eriksson.
Då Veronica Emanuelsson förutom styrelseledamot också varit samfällighetens kassör utses Emma Olsson till ny kassör utom styrelsen, då hon visserligen är boende längs vägen men inte är ägare till fastighet som ingår i samfälligheten. Styrelsen fastställer kassörens arvode.
Årsmötet ger styrelsen befogenhet och fullmakt att teckna samfällighetens firma samt tillse att kassören erhåller den behörighet och befogenhet som erfordras för att utföra uppdraget som kassör.
19. Årsmötet beslutar omvälja Per-Arne Westerberg och Susanne Hivonen till ordinarie revisorer. Till ersättare för revisorerna omväljs Linda Lundeborg.
20. Beslutas att nästa ordinarie årsmöte skall avhållas under juli månad 2013.
21. Övriga frågor.
Det föreslås att det inrättas en valberedning inför kommande årsmöten.
Att ingå i valberedningen inför nästa årsmöte väljs Anna Rosenquist och Gert Månsson. Den senare sammankallande.
22. Ordföranden tackar de närvarande för aktivt deltagande och förklarar årsmötet avslutat.
Vid protokollet:
Lars Kilander
Justeras:
Linda Lundeborg Bo Nyblom