Protokoll fört vid årsmöte med Vägsamfälligheten Boda Strandväg, med vägnummer 10423, lördagen den 20 juli 2013.
1. Vägsamfällighetens ordförande Lars Kilander öppnar årsmötesförhandlingarna och väljs därefter till mötesordförande.
2. Mötesordförande utses att föra protokollet vid årsmötet.
3. Närvarolista cirkuleras och beslutas att närvarolistan kan utgöra röstlängd om behov uppkommer att använda röstlängd under årsmötet.
4. Att justera dagens protokoll valdes Mette Kvarnung och Peter Forslund.
5. Årsmötet godkänner att kallelse skett i stadgeenlig ordning genom brev eller e-post.
6. Den föreslagna dagordningen fastställs varvid frågor om vägen hänvisas till punkten 12, förslag från medlemmar, istället för att upptas under övriga frågor.
7. Protokollet från årsmötet den 21 juli 2012 har funnits tillgängligt på samfällighetens hemsida (www.bodavagen.se) sedan hösten 2012. Årsmötet beslutar att lägga protokollet med godkännande till handlingarna.
8. Styrelsens förvaltningsberättelse och ekonomisk redovisning för verksamhetsåret 2012/2013 har utlagts på hemsidan drygt en vecka före årsmötet. Ordföranden kommenterar berättelsen och konstaterar att dikning och nedläggning av flera vägtrummor skedde hösten 2012 varefter en mindre grusning genomfördes. Ett antal mötesplatser märktes ut och i några fall i iordningställdes. Hösten var länge varm men när snön kom i stora mängder under kort tid var vägen fortfarande inte tjälad. De stora snömängderna främst i början av vintern gjorde att kostnaderna för plogning blev högre än normalt. Inför snösmältningen varnade Trafikverket för tjälskador. Detta föranledde styrelsen att under en period på drygt 3 veckor sätta ned totalvikten för fordon till högst 10 ton. Beslutet meddelades genom skyltning och på hemsidan. Under våren och försommaren har tunga transporter skett till några fastigheter och detta har medfört vissa skador på vägen.
Styrelsen har på förra årsmötets uppdrag beslutat att en särskild avgift skall uttas för extra slitage vid skogsavverkning och näringsverksamhet samt att denna avgift måste beräknas för varje enskilt fall med hänsyn till årstid och vägsträcka efter överenskommelse med styrelsen. Det innebär att det föreligger en anmälningsskyldighet innan transporter sker för överenskommelse om avgift.
Det gångna verksamhetsåret innebar ekonomiskt att vinst på ca 15 000 kr kunde redovisas efter betalning av utestående kostnader per den 30 juni 2013. Vinsten och en utgående behållning på ca 37 000 kr innebar att samfälligheten vid tidpunkten för årsmötet förfogade över ett kapital på ca 50 000 kr.
Styrelsen har sökt och vägsamfälligheten har erhållit medlemskap i Riksförbundet Enskilda Vägar (REV). I medlemskapet ingår ansvarsförsäkring för samfälligheten. Sammantaget har detta inneburit en besparing på ca 1 500 kr jämfört med premien för vår tidigare ansvarsförsäkring.
Mötesordföranden redovisade den medlemsenkät som utsänts till medlemmar som anmält e-postadress. Svar har inkommit från 47 medlemmar varav några har glömt att bifoga svaret och några har lämnat enbart skriftliga svar. Alla svarande har inte heller svarat på alla frågor. Styrelsen har inte svarat. Av 42 svarande anser 28 att vägen är tillräckligt bra och 14 har svarat nej. När det gäller frågan om vägen skall förbättras även om det medför högre avgift svarar 17 av 41 ja medan 24 svara nej. När det gäller väghållningen under sommarperioden tycker 30 att den är tillfredställande medan 8 svarar nej. Vinterväghållningen upplever 27 att den är bra medan 11 har motsatt uppfattning. 36 svarande av 38 tycker att vägbredden är tillfredställande och 36 av 40 tycker att antalet mötesplatser räcker. Några har också skrivit kommentarer och brev som styrelsen kommer att ta ställning till.
Årsmötet beslutar att lägga verksamhetsberättelsen och den ekonomiska redovisning med godkännande till handlingarna.
9. Då ingen av revisorerna var närvarande uppläses revisionsberättelsen av en medlem på ordförandens begäran. Revisorerna skriver:” att vi funnit räkenskaperna ordentligt förda och noggrant verifierade varför vi föreslår att styrelsen beviljas full och tacksam ansvarsfrihet för det gångna verksamhetsåret.” Årsmötet beslutar att lägga revisionsberättelsen med godkännande till handlingarna.
10. Årsmötet beslutar i enlighet med revisorernas förslag att bevilja styrelsen ansvarsfrihet för verksamhetsåret 1 juli 2012 – 30 juni 2013.
11. Årsmötet beslutar att den redovisade behållningen överförs i ny räkning.
12. Förslag från medlemmar. Diskuteras frågor kring plogningen och framförs att bivägar och infarter hade höga vallar samt att sandningen vid något tillfälle varit otillräcklig. Svaret på dessa frågor är att vägsamfälligheten sköter plogningen på huvudvägen dvs Boda Strandväg och vissa bivägar som särskilt debiteras för detta. I uppdraget ingår dock inte snöröjning av infarter däremot försöker man så långt som möjligt att skjuta undan snön, men tyvärr saknas ofta utrymme. På vissa ställen står också staket eller andra anordningar på vägmarken som gör att snön inte kan tryckas ut åt sidorna på alla platser. Påpekas att snö lagts upp vid Aspsund så att våra skyltar täckts av snön och skadats. Detta beror sannolikt på att Trafikverkets entreprenör skjutit upp snön vid röjning av vändplanen. Påpekas att några nya mötesplatser behöver grusas.
Frågan om gropar i vägbanan diskuteras och den allmänna meningen är att den halva av vägen som ligger närmast Spillersboda numera är bättre än den västra halvan som utgår från Aspsund. Det konsteras att gropar har lagts i enligt tidigare årsmötesbeslut och att detta sker i stor utsträckning med frivilligt arbete. Det är viktigt att eventuella gropar är väl ifyllda innan grusning sker eftersom groparna annars omgående åter uppstår. Frågan om sladdning tas upp men försök med sladdning har visat att det har ingen märkbar effekt eftersom det förutsätter att det finns material som kan rivas upp och förflyttas med en sladd.
En fråga om vägtrumma vid infart till sidoväg tas upp. Styrelsens svar är att vägtrummor till sidovägar och enskilda infarter till fastigheter inte ingår i vägsamfälligheten. I det fall att vägdike fylls för att skapa infart är huvudregeln att vägtrumma alltid skall nedläggas om inte dispens erhållits från styrelsen. I det aktuella fallet är infarten till bivägen gammal och styrelsen lovar utreda saken.
13. Styrelsens verksamhetsplan och budget som presenterats på hemsidan för verksamhetsåret 2013/2014 diskuteras.
Planen går ut på att redan under tidig höst göra en väghyvling för att skapa en vägprofil där vägen är som högst på mitten och sluttar ner mot dikena. Det innebär att massor som ligger i vägkanterna förs upp på vägbanan varefter en större grusning genomförs. Flera synpunkter har inkommit beträffande våra två vägbroar. Styrelsen avser att utreda frågan om skyddsräcken och att presentera ett åtgärds- och kostnadsförslag till nästa årsmöte eftersom denna åtgärd inte ryms i budgetförslaget.
Projektet med att fylla uppkommande gropar kommer att fortsätta. Fler rör med reflexer kommer att uppsättas i kurvor för att skydda dikena.
Styrelsens förslag till budget innebär att vägavgiften kommer att vara oförändrad på 1 500 kr och debiteras ut på samma grunder som tidigare. Budgeten innebär en förlust på 10 000 kr, vilket styrelsen anser acceptabelt med hänsyn till att vi har ca 50 000 kr och att de reserver som normalt finns tillgängliga för kostnader som uppkommer innan vägavgifterna inkommer brukar ligga mellan 35 000 och 40 000 kr.
Årsmötet beslutar godkänna verksamhetsplanen och budgeten.
Med hänsyn till det stora slitage av vägen och i vissa fall skador som flera medlemmar reagerat på vid nybyggnader och markarbeten på enskilda fastigheter tar styrelsen upp en diskussion. Bakgrunden är att den normala vägavgiften är avsedd att täcka en fastighets normala användning och brukande av den samfällda vägen. Vägsamfälligheten tar inte heller förnärvarande ut någon avgift för nybildade fastigheter som genom att använda vägen utnyttjar den redan befintliga investering i vägen som gjorts av de befintliga fastigheterna. Efter diskussion och omröstning beslutar årsmötet att det skall införas en fast avgift för en nybildad fastighet som måste använda vägsamfälligheten för utfart till allmän väg. Vidare beslutas att det i den normala vägavgiften ingår att någon enstaka gång årligen att ta hem ett flak jord, grus eller sand.
Många medlemmar uppfattar att det sker en relativt stor genomfartstrafik på vägen
varför styrelsen får i uppdrag att om möjligt utreda omfattningen till nästa årsmöte.
14. Föreligger ett utdrag av vägsamfällighetens medlemsregister. På ordförandens fråga beslutas att registret inte behöver uppläsas. Årsmötet beslutar anta registerutdraget att utgöra debiteringslängd för årsavgifter.( Bilaga)
15. Årsmötet beslutar att årsavgiften för medlemmar skall vara oförändrat 1 500 kr.
Årsmötet beslutar vidare att uppdra åt styrelsen att besluta om serviceersättningar (avtalade ersättningar för särskild vinterväghållning), samt att vägnyttjanderättsavgift skall vara oförändrat 500 kr. Det noteras att årsmötet under punkt 13 ovan beslutat om inträdesavgifts i vägsamfälligheten på 5 000 kr för nybildade fastigheter och att den tidigare nybyggnadsavgiften utgår. För den fastighet där det skall utföras extra och större arbeten t ex nybyggnad, tillbyggnad och markarbeten utöver vad som kan anses normalt och ingå i årsavgiften på 1 500 kr beslutar årsmötet att särskild avgift skall debiteras som skall beräknas på grund av slitage och uppkomna vägskador av styrelsen i varje enskilt fall. Det innebär också att en anmälningsskyldighet föreligger innan större arbeten igångsätts.
Slutligen beslutar årsmötet att styrelse får uppdrag att fastställa dröjsmålsavgifter och tidpunkt för betalning av årsavgiften och övriga uppkommande avgifter.
16. Beslutas att vägsamfälligheten skall svara för kostnad avseende utskick med brev av kallelse till årsmöte och årsmötesprotokoll till medlem som inte har/har anmält e-postadress.
17. Årsmötet beslutar att antalet ordinarie styrelseledamöter skall vara oförändrat tre och att det för dessa skall finnas två ersättare. Beslutas att ersättning såväl till ordinarie om ersättare utgår i form av befrielse från den årliga vägavgiften.
18. Årsmötet valde vid förra årsmötet en valberedning bestående av Anna Rosenquist och Gert Månsson med den senare som sammankallande. Valberedningen föreslår omval av Lars Kilander som ordförande och Rune Bjureström som ordinarie styrelseledamot samt nyval som ordinarie styrelseledamot av tidigare ersättaren Göran Eriksson efter Thomas Ekvall som flyttat.
Årsmötet beslutar i enlighet med valberedningens förslag. Valberedningen föreslår vidare som ersättare i styrelsen nyval av Roland Philström och Mette Kvarnung.
Årsmötet beslutar välja de föreslagna.
19. I enlighet med valberedningens förslag beslutar årsmötet omvälja Per-Arne Westermark och Susanne Hirvonen som revisorer samt som revisorsersättare omvälja Linda Lundeborg.
20. Beslutas att årsmötet 2014 skall hållas under juli månad.
21. På Mötesordförandens fråga om valberedningen kan ställa upp även inför nästa årsmöte är svaret jakande, vilket förslag bekräftas av årsmötet genom val av Anna Rosenquist och Gert Månsson.
22. Ordföranden tackar de närvarande och förklara årsmötet avslutat.
Vid Protokollet:
Lars Kilander
Mötesordförande
Justeras:
Peter Forslund Mette Kvarnung